Logistik 4.0, Überwachung der Lieferkette in Echtzeit: Die Digitalisierung macht vor der Logistik keinen Halt – theoretisch. Denn in der Praxis arbeiten zahlreiche Unternehmen nach wie vor mit Excellisten, zur Dokumentation und Verarbeitung von Verschiffungsdaten und anderen Frachtinformationen. Dabei hat die Methode viele Nachteile.
Erst in den Anfängen: Digitalisierung der Logistikbranche
Die Logistikbranche galt lange Zeit als Vorreiter der digitalen Transformation. Umso überraschender sind die Ergebnisse des 8. Hermes-Barometers zum Thema „Trends im Supply Chain Management“: Demnach haben erst zwei von zehn deutschen Unternehmen mit der Digitalisierung ihrer Lieferkette begonnen. Einen Transformationsprozess erfolgreich aufgesetzt haben darüber hinaus erst lediglich 8 Prozent der 200 befragten Logistikentscheider deutscher Unternehmen. Die Ergebnisse spiegeln auch die Erfahrungen aus der Praxis wider: „Zahlreiche unserer Kunden kommunizieren nach wie vor über Excellisten mit ihren Spediteuren und anderen Lieferkettenpartnern“, sagt Ralf Boelicke, Head of Department Solution Design bei Hermes International, einem Geschäftsbereich von Hermes Germany. Eine veraltete Methode, für die es bereits effiziente und transparente Alternativen gibt.
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Ralf Boelicke, Head of Department Solution Design bei Hermes International.
Manuelle Pflege – erhöhte Fehleranfälligkeit
„Am häufigsten finden wir bei unseren Kunden Excellisten mit Verschiffungsdaten“, so Boelicke. Darin tauschen sich Kunden mit ihren Spediteuren über aktuelle oder geplante Verschiffungen aus – eine Methode, die nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch fehleranfällig ist. Jede Änderung, jedes Event muss in die Liste eingepflegt werden, mit steigendem Volumen wächst daher auch die manuelle Arbeit und die Gefahr von fehlerhaften Eingaben.
Im besten Fall liegen die Excellisten für alle Beteiligten stets verfügbar dezentral in der Cloud (z.B. Google Drive), so dass die angezeigte Liste auch immer die aktuelle ist. Werden die Listen jedoch zentral gepflegt, steigt der Aufwand erneut: Welche ist die aktuellste Fassung? Wer hat welche Änderungen getätigt? Gibt es eine Änderungshistorie? Im Zweifel sind zeitintensive Nachfragen bei den Mitnutzern erforderlich.
Eine mehr als 420-zeilige Excel-Tabelle aus der Praxis. Zu sehen ist die Dokumentation von Anlieferterminen diverser Empfänger. Die Liste ist unübersichtlich, es fehlt ein klares Berechtigungskonzept und Verzögerungen sind nur schlecht einsehbar.
Datenschutz beachten
Excellisten werden im Regalfall von unterschiedlichen Ansprechpartnern genutzt. Das hat nicht nur zur Folge, dass die verschiedenen Akteure die für sie relevanten Informationen aus den gesammelten Daten extrahieren müssen. In der Regel fehlt es auch an einem klar definierten Berechtigungskonzept. Dies führt wiederum zu Problemen, wenn mehrere Lieferkettenpartner, z.B. zwei Spediteure, Zugriff auf die Liste erhalten. Hier sollten Unternehmen unbedingt den Datenschutz beachten. Bei Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen mit hohen Bußgeldern rechnen. Denn häufig pflegen nicht alle Akteure einer Lieferkette untereinander Geschäftsbeziehungen. Sensible Daten könnten daher durch „unbefugte“ Akteure innerhalb der Supply Chain eingesehen werden.
Auch wenn die Listen aktuell noch nicht aus dem Unternehmensalltag wegzudenken sind, sollten Excelliste daher eher für den internen Gebrauch genutzt werden.
„Im Vergleich zu auf dem Markt befindlichen SCM-Systemen, bieten Excelliste für Unternehmen quasi keinen unternehmerischen Mehrwert mehr“, konstatiert Boelicke. „Sie sind nur wenig transparent, aufwendig in der Pflege und dadurch extrem fehleranfällig.“ Um sich zukunftssicher aufzustellen, sollten Unternehmen für ihre Kommunikation mit Dienstleistern, Kunden und weiteren Akteuren innerhalb der Supply Chain die Nutzung einer Supply Chain Software erwägen. So können sie effizient, übersichtlich und datenschutzkonform Informationen teilen und die Performance ihrer Supply Chain entscheidend verbessern.
Wie eine SCM-Software funktioniert, welche Vorteile Sie bietet und welche Funktionen für Unternehmen besonders attraktiv sind, lesen Sie in unserem Beitrag „Excellisten abschaffen: Das sind die Vorteile einer SCM-Software“.